本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」といいます。）にいう「個人情報」を指し、生存する 個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、その他の記述等により特定の個人を識別すること ができるもの、または個人識別符号が含まれるものを指します。

当社は、個人情報を取得する際には、利用目的を公表または通知し、また、直接ご依頼者から契約書その他の書面（電磁的記録を含む）に記載された 個人情報を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

当社は、個人情報を以下の目的の範囲内で利用させていただきます。なお、以下の目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合には、事前に適切な方法で ご依頼者からの同意を得るものとします。

１．官公署に提出する書類（その作成に代えて電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られ る記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下この号において同じ。）を作成する場合における当該電磁的記録を含む。 以下この号及び第２号から第７号において同じ。）その他権利義務又は事実証明に関する書類（実地調査に基づく図面類を含む。）を作成すること。
２．行政書士が作成することができる官公署に提出する書類を官公署に提出する手続及び当該官公署に提出する書類に係る許認可等（行政手続法 （平成５年法律第８８号）第２条第３号に規定する許認可等及び当該書類の受理をいう。次号において同じ。）に関して行われる聴聞又は弁明の機会 の付与の手続その他の意見陳述のための手続において当該官公署に対してする行為（弁護士法（昭和２４年法律第２０５号）第７２条に規定する法律 事件に関する法律事務に該当するものを除く。）について代理すること。
３．行政書士が作成することができる契約その他に関する書類を代理人として作成すること。
４．行政書士が作成することができる書類の作成について相談に応ずること。
５．行政書士が作成した官公署に提出する書類に係る許認可等に関する審査請求、再調査の請求、再審査請求等行政庁に対する不服申立ての手続について 代理し、及びその手続について官公署に提出する書類を作成すること。
６．社会保険労務士法別表第１に掲げる労働及び社会保険に関する法令（次号において「労働社会保険諸法令」という。）に基づいて行政機関等に提出する 申請書、届出書、報告書、審査請求書、再審査請求書その他の書類を作成すること。
７．労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類（前号に掲げる書類を除く。）を作成すること。
８．ゴルフ場利用税、自動車税、軽自動車税、事業所税、石油ガス税、不動産取得税、道府県たばこ税（都たばこ税を含む。）、市町村たばこ税 （特別区たばこ税を含む。）、特別土地保有税及び入湯税に関する税務書類を作成すること。
９．出入国関係申請取次業務（出入国管理及び難民認定法（昭和２６年政令第３１９号）第７条の２第１項、第１９条第２項、第１９条の２第１項、 第１９条の１１第１項及び第２項、第１９条の１２第１項、第１９条の１３第１項及び第３項、第２０条第2 項、第２１条第２項、第２２条第１項、 第２２条の２第２項（第２２条の３において準用する場合を含む。）並びに第２６条第１項の規定による申請、同法第１９条の１０第１項の規定による 届出並びに同法第１９条の１０第２項（第１９条の１１第３項、第１９条の１２第２項及び第１９条の１３第４項において準用する場合を含む。）、 第２０条第４項第１号（第２１条第４項及び第２２条の２第３項（第２２条の３において準用する場合を含む。）において準用する場合を含む。）、 第２２条第３項（第２２条の２第４項（第２２条の３において準用する場合を含む。）において準用する場合を含む。）、第５０条第３項及び第６１条の ２の２第３項第１号の規定により交付される在留カードの受領に係る業務、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する 特例法（平成３年法律第７１号）第１２条第１項及び第２項、第１３条第１項並びに第１４条第１項及び第３項の規定による申請、同法第１１条第１項の 規定による届出並びに同法第１１条第２項（第１２条第３項、第１３条第２項及び第１４条第４項において準用する場合を含む。）の規定により交付される 特別永住者証明書の受領に係る業務並びに出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する 特例法の一部を改正する等の法律（平成２１年法律第７９号）附則第１６条第１項、第２８条第３項及び第２９条第１項の規定による申請並びに同法附則 第１６条第３項、第２７条第５項、第２８条第４項及び第２９条第３項の規定により交付される在留カード又は特別永住者証明書の受領に係る業務をいう。）
１０．労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律（昭和６０年法律第８８号）第２条第３号に規定する労働者派遣事業 （その事業を行おうとする行政書士法人が同法第５条第１項に規定する許可を受けて行うものであって、当該行政書士法人の使用人である行政書士が 労働者派遣（同法第２条第１号に規定する労働者派遣をいう。）の対象となり、かつ、派遣先（同法第２条第４号に規定する派遣先をいう。）が行政書士 又は行政書士法人であるものに限る。）
１１．行政書士又は行政書士法人の業務に関連する講習会の開催、出版物の刊行その他の教育及び普及の業務
１２．行政書士又は行政書士法人の業務に附帯し、又は密接に関連する業務
１３．上記に付随するサービスの提供のため
１４．当社の社員管理業務（募集採用・労務管理）のため

当社は、法令で認められる場合を除き、ご依頼者の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供いたしません。ただし、業務処理のために当社が定めた 基準を満たす委託先に業務委託する場合及び第7条において定める共同利用をする場合はこの限りではありません。

当社は、取得した個人情報の漏洩、滅失、毀損を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

当社は、ご依頼者から個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去の請求があった場合は、ご依頼者のご本人確認を適切に行った上で、 当社が法令の定めに従い別途定めた開示請求手続きに基づいて速やかに対応します。
なお、開示請求先は第9条において定めるお問い合わせ窓口といたします。

当社は、当社が所属する企業グループの間で、取得した個人情報を以下の範囲内にて共同利用する場合があります。

●共同利用先・・・ヒロマツホールディングス株式会社及びヒロマツホールディングス プロフェッショナルズに加盟する各士業法人及び各士業事務所
（具体的には、こちらのサイトにて列挙される法人が該当します。）
●共同利用目的・・・第3条に掲げる範囲内において
●共同利用項目・・・住所、氏名又は事業所名称、電話番号、役職、過去の取引実績
●共同利用手段・・・手渡し、データ共有
●管理責任者・・・第9条に掲げる当社代表者

当社は、法令の改正等に伴い、本ポリシーを必要に応じて変更することがあります。変更した場合は、当社のウェブサイト上で公表します。

本ポリシーに関するお問い合わせは、以下の窓口までお願いいたします。

• 名称：ヒロマツホールディングス行政書士法人
• 代表者：代表社員　中野　哲志
• 所在地：〒730-0016　広島県広島市中区幟町13番4号　12階
• 電話番号：082-563-5062
• メールアドレス：nakano.te@hiromaz-legal.jp